Política de Capacitación

PML-P-SGI-01 VER 01 ENE 2026

1. Objetivo

Establecer los lineamientos y la metodología para capacitar a todo el personal de la Compañía, otorgando las mismas oportunidades a todas las personas empleadas sin importar raza, color, religión, género, orientación sexual, estado civil, nacionalidad o discapacidad, ni ninguna particularidad, así como evaluar la efectividad del mismo. Los criterios que se aplicarán serán de forma clara, objetiva, imparcial, en igualdad de oportunidades y libre de discriminación. La presente política aplica a todas las personas de Profesionales de Mantenimiento y Limpieza.

2. Personas responsables

Es responsabilidad de todas las personas que laboran en Profesionales de Mantenimiento y Limpieza cumplir con las políticas establecidas en este documento. Es responsabilidad del área de Recursos Humanos vigilar el cumplimiento de la presente política, así como de otorgar las mismas oportunidades a las personas empleadas sin importar raza, color, religión, género, orientación sexual, estado civil, nacionalidad o discapacidad.

3. Políticas

Será responsabilidad de la persona Gerente de área o de supervisión inmediata, informar a las personas empleadas sobre los cursos obligatorios y/o disponibles de acuerdo a su puesto. Será responsabilidad de la persona trabajadora, agendar, asistir y aprobar los cursos obligatorios de acuerdo a su puesto.

Cualquier incumplimiento con la presente política podrá tener acciones disciplinarias, incluida la recisión laboral.

4. Aplicación de DNC

El área de Capacitación será responsable de la actualización, renovación, gestión, aplicación e interpretación del DNC dentro de la organización para una mejor perspectiva de las necesidades de capacitación en los diferentes centros de trabajo donde la empresa presta servicios.

5. Capacitación presencial y en línea

Todas las personas empleadas deberán recibir un curso de inducción a la Compañía; sin importar raza, color, religión, género, orientación sexual, estado civil, nacionalidad o discapacidad a fin de familiarizarlos con la misma, logrando un mayor compromiso. El departamento de Recursos Humano por medio del área de Capacitación deberá coordinar con las diferentes áreas para impartir el curso de inducción general a los nuevos empleados (as).

Será responsabilidad de la persona responsable de supervisión, coordinar la inducción al puesto de la persona trabajadora. En caso de promoción o contratación la supervisión inmediata deberá asignar a una persona que se hará responsable de la inducción a las actividades del puesto.

Será responsabilidad de la persona asignada para dar la inducción, explicar a detalle las actividades del puesto, así como dar ejemplos que faciliten el aprendizaje. Este proceso deberá lograr la calidad deseada en las actividades.

Será responsabilidad de la persona que esté recibiendo la inducción, tomar notas y hacer preguntas a fin de no tener dudas al término de la inducción.

Será responsabilidad de las personas colaboradoras atender las sesiones de capacitación presencial o en línea que le sean programadas por el departamento de Capacitación.

Las gerencias de área tendrán la posibilidad de asignar propuestas de capacitación cuando se realice la confirmación de objetivos para el año en curso, los cursos de capacitación no se consideran como un objetivo calificable para el programa de incentivos.

El plan anual de capacitación podrá ser elaborado de manera local a partir de la asignación de objetivos entregados por cada gerente de área a partir del proceso de detección de necesidades de capacitación. En caso de que así fuera requerido por un área en particular se podrá tener un curso fuera del plan llenando el formato de “Solicitud de capacitación”, este formato deberá ser aprobado por Recursos Humanos mínimo con 1 semana de anticipación al evento, para efecto evaluar su factibilidad al plan de desarrollo de la compañía, presupuesto y trámites necesarios.

En caso de que la capacitación sea presencial, el área de Capacitación podrá apoyar en la coordinación de los entrenamientos, programar un lugar adecuado para el mismo, proporcionar formato y evaluaciones del curso dependiendo la naturaleza del entrenamiento, así como seleccionar al proveedor, en coordinación con la gerencia de área y/o supervisión inmediata, para asegurar que el entrenamiento se adecue a las necesidades del curso solicitado, en el caso de entrenamiento técnicos y regulatorios la búsqueda y selección de la proveeduría, deberá realizarse por personal que tenga conocimientos sobre estos temas en específico, asegurando de esta forma que el curso cumpla con los objetivos necesarios.

En caso que la capacitación sea en línea, el área de Capacitación tendrá que programar los cursos en la plataforma que elijan para que las personas colaboradoras puedan tomarlos en el tiempo programado.

El área de Capacitación deberá almacenar y resguardar todos los registros, constancias y certificados de los cursos de acuerdo al tiempo estipulado por la autoridad competente.

La gerencia del área podrá dar seguimiento y evaluar la efectividad de la capacitación recibida por su equipo de trabajo por medio de una retroalimentación la cual sea por medio de las evaluaciones generadas del curso. Estas serán generadas con confidencialidad, imparcialidad sin importar raza, color, religión, género, orientación sexual, estado civil, nacionalidad o discapacidad

6. Tipos y temática de capacitaciones

Los temas en que las personas deberán ser capacitadas estará en función directa a sus puestos, responsabilidades, jerarquía dentro de la organización, así como la Matriz de cursos por puesto; dentro de los cuales se observan las áreas:

Introductoria
Operativos
Seguridad, Salud y M.A.
Habilidades blandas
Gerenciales
Específicos

7. Proceso sombra

El «proceso sombra» es una estrategia que permite crear un sistema de respaldo o «sombra» para asegurar la continuidad de las operaciones de una empresa para casos de que algún miembro de nuevo ingreso o en procesos de promoción pueda cumplir con sus funciones.

7.1 Objetivo del Proceso Sombra

El objetivo es establecer un sistema de respaldo para que cada posición clave tenga una persona «sombra» capacitada y lista para asumir responsabilidades en caso de ausencia, para preparar a personas de nuevo ingreso o cambios de puesto por promoción interna a la empresa con el fin de garantizar la continuidad operativa y administrativa de la empresa.

7.2 Identificación de Puestos Clave

Personal Administrativo:

Dirección General
Gerencia Administrativa
Gerencia de Operaciones
Gerencia de Recursos Humanos
Coordinación de Operaciones
Responsable de Finanzas Personal Operativo:
Supervisión de Seguridad
Responsable de Turno
Almacén

7.3 Asignación de Sombras por Área

Cada puesto clave tendrá asignada una «sombra» que será otro empleado capacitado para cubrir temporalmente sus funciones. La selección de la persona sombra debe basarse en su experiencia, habilidades y conocimientos sobre las funciones del puesto en cuestión.

Cada persona responsable de área será la persona que deberá dar seguimiento al proceso sombra para casos de personas de nuevo ingreso en la empresa a fin de asegurar que conozca y domine las actividades y funciones necesarias para el puesto que se contrató.

7.4 Capacitación y Transferencia de Conocimiento

Para garantizar que las sombras puedan asumir responsabilidades, deben recibir capacitación continua en las siguientes áreas:

Administrativo:

Conocimientos sobre políticas y procedimientos internos.
Capacitación en el uso de sistemas y software administrativos.
Gestión de documentación y archivos críticos.
Procedimientos de comunicación con clientes y personal operativo.
Planificación de recursos humanos y gestión de ausencias.
Protocolo de gestión financiera básica (en caso de emergencia).

Operativo:

Conocimiento en protocolos de seguridad y procedimientos de emergencia.
Gestión de equipos de seguridad, logística y mantenimiento.
Procedimientos de coordinación y comunicación en caso de crisis.
Técnicas de supervisión de turnos y rotación de personal.
Uso de equipos y herramientas de seguridad, incluyendo armamento (según la normativa).
Gestión de relaciones con clientes y capacidad de reacción rápida ante eventos.

7.5 Procedimiento de Activación del Proceso Sombra para casos de ausentismo

Identificación de Ausencia: En caso de una ausencia prolongada de una persona clave, recursos humanos activa el proceso sombra.
Asignación de Sombra: La sombra designada asume las funciones de la persona ausente. Si la persona sombra no está disponible, se procede con una segunda opción o se reasignan funciones temporalmente.
Revisión de Responsabilidades: La sombra revisa las tareas prioritarias y pendientes con la jefatura inmediata del área para asegurar una transición fluida.
Monitoreo y Soporte Continuo: Durante la cobertura, Recursos Humanos realiza un seguimiento constante para brindar apoyo y asegurar el cumplimiento de tareas.
Finalización de la Sombra: Cuando la persona clave retorna a su puesto, se realiza una transición de vuelta, documentando todo lo relevante durante el período de cobertura.

7.6 Procedimiento de Activación del Proceso Sombra para casos de nuevo ingreso o promoción interna.

Introducción administrativa. A través del área de capacitación de la empresa, la persona de nuevo ingreso debe recibir toda la información para que conozca la empresa a la cual se integra, así como sus políticas, lineamientos, reglamentos, beneficios y compensaciones.
Presentación con el equipo de trabajo. La persona responsable del área deberá presentar ante todo el equipo a la nueva persona para que se vaya familiarizando.
Asignación de mentor en sitio. La persona responsable del área asignara uno o varios tutores a la nueva persona a finde que aprenda todo lo que requiere para un óptimo desempeño de las funciones para las que se le contrato.
Monitoreo de capacitación en sitio. El responsable del área deberá realizar seguimiento constante del avance en aprendizaje de la nueva persona durante los 15 días del proceso sombra.
Evaluación de capacitación en sitio. La persona responsable del área deberá realizar una evaluación del conocimiento aprendido por la nueva persona a fin de validar que ya puede realizar las funciones por cuenta propia.
Seguimiento del desempeño posterior a culminación de procesos sombra. La persona responsable del área deberá realizar seguimiento de las actividades desempeñadas máximo cada 15 días por los próximos dos meses para finalizar proceso.

7.7 Documentación de Tareas Críticas

Cada puesto debe contar con un manual o una guía de tareas críticas, donde se detallen los procesos esenciales, contraseñas de sistemas (debidamente encriptadas y resguardadas), contactos clave y procedimientos específicos. Esta documentación es fundamental para que la persona sombra pueda realizar las funciones sin interrupciones significativas.

7.8 Evaluación y Actualización del Proceso Sombra

Capacitación y Simulacros: Se deben capacitar constantemente a las personas en procesos sombra a fin de mantener gente actualizada en las funciones a cubrir en caso necesario.
Retroalimentación y Ajustes: Al finalizar cada período de cobertura, la empresa recopilará retroalimentación de los involucrados y ajustará las guías o procedimientos según sea necesario.

7.9 Roles y Responsabilidades en el Proceso Sombra

Recursos Humanos

Responsable de la implementación y monitoreo del proceso sombra.
- Asegura la documentación y capacitación de las sombras en cada área. Personal Sombra
- Responsable de cubrir temporalmente las funciones asignadas, cumpliendo con las normativas y procedimientos establecidos.
- Realiza reportes detallados de las actividades y eventos sucedidos durante el período de cobertura.

Personal en general

Facilitar toda las herramientas, contactos, contraseñas y manuales necesarios para capacitar a personas para puesto “Sombra”.
- Mantener actualizada la información concerniente a sus puestos de trabajo.
- Participar en todo el proceso sombra que se lleve a cabo.

Atentamente

Gerencia general

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